Penting bagi pengusaha untuk membuat buku pengeluaran kas sehingga keuangannya lebih tertata rapi. Hal ini akan mendukung keberlangsungan dan kesuksesan usahanya dalam jangka panjang.
Manfaat tersebut tidak hanya berguna bagi pengusaha yang sudah berpengalaman, tetapi juga pebisnis yang masih pemula. Tak peduli sebesar apa usahanya, mau kecil atau besar, buku ini tetap sama pentingnya untuk menjaga stabilitas keuangan perusahaan.
Dalam kesempatan ini, kami membahas ilmu belajar bisnis detail mengenai buku atau jurnal pengeluaran kas. Selamat menyimak.
Pengertian jurnal pengeluaran kas
Buku pengeluaran kas dalam istilah keuangan sering disebut jurnal. Istilah buku biasanya dipilih karena lebih terasa umum dan merakyat saja.
Jurnal pengeluaran kas secara definitif diartikan sebagai berbagai macam transaksi pengeluaran yang dimasukkan atau dicatatkan ke dalam sebuah jurnal.
Transaksi yang dimaksud di sini sangat beragam, yakni transaksi pengeluaran yang dapat mengurangi uang kas perusahaan. Misalnya adalah pembayaran gaji karyawan, pembelian peralatan produksi, pembelian bahan baku untuk operasional, dan yang lainnya.
Jurnal pengeluaran kas harus dicatat secara rutin setiap hari hingga bulan. Nantinya, catatan ini akan dipindahbukukan atau dimasukkan ke dalam buku besar utama yang berisi alur kas secara menyeluruh.
Buku besar tersebut berisi laporan menyeluruh mengenai keuangan perusahaan. Salah satu fungsinya adalah melihat kondisi keuangan perusahaan secara global dan detail.
Fungsi jurnal pengeluaran kas
Dengan definisi sederhana yang diungkapkan di atas, fungsi dari jurnal pengeluaran ini sebenarnya sudah cukup jelas. Lebih detail, di bawah ini adalah beberapa fungsi dari jurnal tersebut:
1. Pencatatan menyeluruh
Fungsi paling utama dari jurnal ini adalah sebagai tempat mencatat seluruh transaksi uang keluar dalam sebuah perusahaan. Isinya adalah transaksi yang menyeluruh sehingga lebih informatif dan bisa dipakai sewaktu-waktu saat diperlukan.
2. Pengawasan terhadap keuangan perusahaan
Dengan adanya pencatatan yang lengkap, Anda bisa melakukan pengawasan terhadap kas dan kesetaraannya. Apabila pemegang uang adalah bendahara atau karyawan dari luar, maka Anda juga bisa mengawasi kinerja mereka.
Kebocoran dana dan yang lainnya bisa diawasi dengan mudah bila ada catatan secara menyeluruh berupa buku pengeluaran kas ini.
3. Detail catatan dan pelaporan
Jurnal ini ditulis secara rutin setiap kali ada transaksi. Transaksinya bisa harian, mingguan, hingga bulanan.
Yang jelas, setiap bulan catatannya akan dikumpulkan dengan catatan pemasukan atau arus kas lainnya agar terbentuk pelaporan utuh dan menyeluruh.
4. Media evaluasi dan cross check
Dengan adanya pelaporan yang utuh, Anda akan jauh lebih mudah dalam melakukan evaluasi dan cross check saat terjadi sesuatu. Sebab dalam pelaporan ini biasanya juga ada lampiran berupa bukti pengeluaran kas.
Contoh bukti pengeluaran kasnya adalah nota atau kuitansi pembelian.
Manfaat buku pengeluaran kas buat perusahaan
Di antara manfaat buku kas keluar untuk perusahaan Anda adalah:
- Mempermudah pengelolaan, pengaturan, dan pengawasan terhadap aliran kas perusahaan.
- Pencatatan jadi lebih mudah, rapi, dan dapat dibaca dengan cepat.
- Perusahaan jadi punya informasi keuangan secara lengkap, menyeluruh, sistematis, dan akurat.
- Mengurasi risiko terjadinya kesalahan pencatatan transaksi dalam jangka pendek maupun panjang.
- Mencegah terjadinya perubahan data.
- Mengurangi risiko terjadinya penyelewengan dana atau kecurangan tertentu.
- Mengurangi risiko terjadinya kesalahan pencatatan.
- Adanya pembagian kerja yang lebih efektif dan efisien pada bagian, departemen, atau divisi tertentu dalam perusahaan.
- Mempermudah pembuatan laporan menyeluruh secara berkala.
- Mempermudah pihak akuntan untuk melakukan audit atau pengecekan kondisi keuangan perusahaan.
- Bisa dijadikan sebagai bahan evaluasi kondisi perusahaannya.
- Dapat dipakai sebagai bahan pertimbangan dan tolak ukur untuk mengelola dan mengembangkan bisnisnya.
Dengan adanya laporan keuangan, Anda akan tahu beberapa item yang mungkin lebih laris dan sebagian besar uangnya dipakai untuk apa. Dengan begitu, Anda bisa mengatur keuangan dengan lebih jeli dan mudah.
Cara membuat jurnal atau buku pengeluaran kas
Untuk membuat buku pengeluaran keuangan perusahaan, Anda perlu menyiapkan beberapa hal. Mulai dari tahapan dan kolom apa saja yang perlu ada di dalam buku tersebut.
Tahap mengisi jurnal pengeluaran kas
Di bawah ini adalah tahapan yang perlu dilalui untuk membuat buku pengeluaran:
- Mencatat tanggal transaksi yang menunjukkan waktu uang tersebut digunakan atau transaksinya berlangsung.
- Mencatat nomor bukti transaksi.
- Menuliskan keterangan atau catatan tambahan (bila ada).
- Memberikan tanda centang pada saat transaksi keluar sudah dipindahkan atau diposting ke buku besar.
- Mengisikan nama akun yang bersangkutan ke dalam kolom keterangan yang ada di jurnalnya.
- Menuliskan kode akun pada kolom ref masing-masing.
Pada jurnal yang sangat sederhana, misalnya pada bisnis modal kecil atau usaha kecil-kecilan, nomor referensi dan kode-kode tertentu mungkin tidak ada.
Oleh karena itu, Anda cukup menuliskannya secara sederhana. Paling penting adalah tanggal, kolom keterangan uangnya dipakai untuk apa, dan nominal uang yang digunakan.
Setelah melalui tahapan di atas, Anda juga perlu menambahkan beberapa kolom lain seperti debit dan kredit. Lebih detail, kolom tambahan khusus debit yang mungkin diperlukan adalah:
- Kolom utang yang diisi dengan utang dagang atau utang perusahaan yang sudah dibayarkan.
- Pembelian yang berisi nilai pembelian yang dibayar secara tunai.
- Kolom serba-serbi yang bisa dibuat dalam 2 sub kolom untuk membedakan jenis akun dan jumlah nominalnya.
- Kolom jumlah yang isinya adalah total nilai transaksi.
Sementara itu, untuk kolom kredit adalah kolom yang berisi pemasukan atau uang yang dikeluarkan oleh perusahaan. Isi dari kolom kredit adalah:
- Kolom kas yang merupakan nilai tunai yang dikeluarkan perusahaan.
- Potongan pembelian, yakni diskon yang diterima atas transaksi pembelian tunai.
Format jurnal pengeluaran kas
Agar lebih jelas mengenai tahapan di atas, berikut kami sampaikan contoh format jurnal atau buku pengeluaran kas dalam bentuk tabel:
Tanggal | Ket | Debit | Kredit | ||||||
Pembelian | Hutang | Serba-Serbi | Kas | Potongan Pembelian | |||||
Ref | Akun | Jumlah | |||||||
Keterangan tabel:
- Kolom tanggal diisi dengan waktu terjadinya transaksi.
- Keterangan dipakai untuk mencatat uraian lengkap mengenai pengeluarannya dipakai untuk apa.
- Kolom referensi dipakai untuk memberi catatan khusus atau tanda kaitannya dengan buku besar.
- Kas dipakai untuk mencatat nilai tunai yang diterima.
- Potongan pembelian dipakai untuk mencatat adanya diskon saat mengeluarkan uang.
- Pembelian biasanya dipakai mencatat seluruh pembelian yang dilakukan.
- Hutang dipakai untuk mencatat hutang yang diterima.
- Serba-serbi dipakai untuk mencatat hal-hal lain selain pembelian dan hutang.
Anda juga mungkin perlu menambahkan kolom lain seperti nomor bukti transaksi. Silakan ditambahkan sendiri sesuai kebutuhan bisnis Anda.
Contoh pembuatan buku pengeluaran kas
Di bawah ini adalah contoh mudah untuk mengisi buku kas keluar:
Jurnal Pengeluaran Kas
Periode:—————————-
Tgl | Keterangan | Ref | Debit | Kredit | ||||||
Pembelian | Utang | Serba-Serbi | Kas | Diskon | ||||||
Ref | Akun | Jumlah | ||||||||
Sep | 1 | Perlengkapan bisnis | Perlengkapan bisnis | 100.000 | 100.000 | |||||
1 | Peralatan tambahan | Peralatan tambahan | 1.000.000 | 1.000.000 | ||||||
3 | Pembelian tunai | 2.000.000 | 2.000.000 | |||||||
5 | Rek listrik | Beban listrik | 50.000 | 50.000 | ||||||
10 | Pembelian tunai | 1.000.000 | 1.000.000 | |||||||
15 | CV Maju Jaya | 1.200.000 | 1.200.000 | |||||||
17 | Toko Sriana | 500.000 | 500.000 | |||||||
19 | Gaji | Beban gaji | 1.500.0000 | 1.500.000 | ||||||
Total | 3.000.000 | 1.700.000 | 2.650.000 | 7.350.000 |
Di bawah ini adalah contoh sederhana dari penulisan dan pembuatan buku pengeluaran kas:
Jurnal Pengeluaran Kas
Periode: ——————
Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo |
1 Sept | Kas | 5.000.000 | ||
2 Sept | Belanja bahan | 2.000.000 | 3.000.000 | |
2 Sept | Belanja peralatan | 500.000 | 2.500.000 | |
5 Sep | Bayar air | 100.000 | 2.400.000 | |
7 Sep | Bayar sewa tempat | 300.000 | 2.100.000 | |
15 Sep | Kas | 2.500.000 | 4.600.000 | |
17 Sep | Bayar karyawan | 1.500.000 | 3.100.000 | |
29 Sep | Belanja bahan | 2.000.000 | 1.100.000 | |
30 Sep | Sewa alat | 200.000 | 900.000 | |
Tabel-tabel di atas hanya contoh saja. Anda tinggal menggunakan dan memakainya sesuai kebutuhan. Mana yang lebih mudah dan kompatibel dengan usaha yang sedang dijalankan.
Setelah itu, pencatatan ini akan dimasukkan ke dalam buku besar. Jika usahanya sudah besar, maka mungkin akan ada analisa yang lebih mendetail lagi.
Demikian pembahasan tentang buku kas keluar secara lengkap. Semoga bermanfaat.